Előző rész | Tartalom | Következő rész
Táblázatkezelők
Sokan összekeverik az adatbáziskezelő és a táblázatkezelő rendszereket, pedig fontos megkülönböztetni ezt a két fogalmat. Az adatbáziskezelő az adatok egy halmazát és a köztük levő komplex kapcsolatokat írja le, míg a táblázatkezelő csak az adatok valamilyen formában történő megjelenítésével foglalkozik. Természetesen vannak közös vonásaik is, például egy táblázatkezelőben manapság már lehet valamilyen szempont (valamelyik oszlop) szerint rendezni, kereszttáblázatokat készíteni, vagyis egy táblázatból kiválogathatunk bizonyos elemeket vagy új táblázatot készíthetünk egy másik táblázatban leírt tulajdonság alapján (erre egy példa: adott egy táblázatban egy cég termékei és egyéb adatok mellett valamilyen minősítés a termékekről. Egy másik táblázatban adottak a minősítések és a hozzájuk tartozó értékelések. Ezekből a táblázatkezelő el tudja készíteni a termékek minőség értékelését.) A táblázatkezelő és az adatbáziskezelő programok azonban nem válnak el élesen egymástól. Az egyik legelterjedtebben használt táblázatkezelő program a Microsoft Excel például tartalmaz adatbáziskezelő funkciókat is.
Az Excel
Az Excel táblázatkezelő program, segítségével komplex táblázatrendszereket és az ezeket megjelenítő grafikonokat készíthetünk, de rendelkezik olyan adatbáziskezelési funkciókkal is, mint adatok keresése és lekérdezése, valamilyen szempont szerinti sorba rendezése, adatoknak valamilyen feltétel szerinti kiválogatása, stb..
Az Excelben adatbázis egy táblázatnak bizonyos tulajdonságokkal rendelkező része lehet. Az adatbázis egy sorát rekordnak, a cellákat pedig mezőknek nevezzük. Mivel minden rekordnak azonos felépítésûnek kell lennie, ezért egy oszlopban azonos típusú adatok találhatóak, amelyeket a rekordon belül mezőnevekkel azonosítunk. A mezőneveket az adatbázisnak szánt táblázatrész első sorában kell elhelyezni. Azért, hogy később is tudjuk bővíteni az adatbázist, az utolsó sorát üresen hagyjuk, hogy ez elé szúrjuk majd be az újabb rekordokat.
Adatbázis létrehozásának egyik legegyszerûbb módja, ha létrehozzuk a táblázatot az előbb leírtaknak megfelelően, kijelöljük a kívánt részét, majd a Data menü Set Database menüpontját alakalmazzuk rá. A másik módszer a párbeszédablakon keresztüli feltöltés. A párbeszédablakokon keresztül négyféle funkció látható el: egy rekord kiírása, módosítása, törlése és új rekord beszúrása.
Ha megvan az adatbázis, akkor a Data menü Form menüpontjára automatikusan generálódik az adatbevitelhez szükséges párbeszédablak, amely tartalmazza a rekordok minden mezőjét. A párbeszédablakban találhatóak meg a többi funkciót (új, törlés, keresés, feltétel meghatározása) aktivizáló gombok. Lehetőség van felhasználó által definiált beviteli ablakok elkészítésére is, de erre nem térek ki.
A következő funkció az adatbázis rendezése. Ez történhet sor vagy oszlop szerint. A rendezéshez először meg kell adni egy kulcsot, amely azt jelöli, hogy melyik sor vagy oszlop szerint történjen a rendezés. Ha ebben a kulcsban van több azonos elem, akkor megadhatunk még egy vagy két további kulcsot is. A rendezést a Data menü Sort menüpontja végzi. A rendezés itt végrehajtódik magában az adatbázisban is, míg egy adatbáziskezelő rendszerben többnyire csak az indexfile-ban, így ott egy adatbázisra megadható többféle rendezés is.
Az adatbázisban kereshetünk egy elemet vagy kiválogathatunk bizonyos tulajdonságoknak eleget tevő elemeket és ezekből akár újabb táblázatot is készíthetünk. A kiválasztásokhoz meg kell adnunk a kiválasztás feltételét. Háromféle feltételt különböztetünk meg: összehasonlító, számított és összetett feltételt. Az első esetben valamiféle egyezést vizsgálunk az adott mezők között. A feltétel lehet egy karaktersorozat - amely jokerkaraktereket is tartalmazhat - vagy egy érték bizonyos intervallumba esését vizsgáljuk. A számított feltétel esetében azokat a mezőket keressük, amelyek értékei megfelelnek valamilyen képlettel megadott feltételnek. Ha több feltétel alapján akarunk keresni, akkor összetett feltételt kell megadnunk. Ekkor a feltételeket az éS és a VAGY operátorokkal köthetjük össze.
Az Excelben a rekordok keresésére a Data menü Find menüpontját használhatjuk. Előtte azonban a Set Criteria menüponttal definiálnunk kell a feltételeket. Ha ki is akarjuk másolni a keresés, kiválasztás eredményét, akkor definiálnunk kell egy célterületet az adatbázison kívül a Set Extract menüponttal.
Egy rekord törlése az adatbázisból a Data menü Delete menüpontjával történik.
Az Excel rendelkezik bizonyos statisztikai függvényekkel is, amelyekkel például meghatározhatjuk a kijelölt mezők átlagát, szórását, abszolut eltérését, összegét, szorzatát, stb.. Ezzel nem foglalkozom részletesebben.
Látható, hogy az Excel valójában táblázatkezelő program, amely azonban rendelkezik néhány erre épülő adatbáziskezelő funkcióval is.